ひとり情シスとは？経営層が認識すべき課題から考える

現代のビジネス環境において、情報システムは企業の競争力と持続可能性を左右する重要な要素となっています。しかし、多くの中小企業では、一人の担当者、いわゆる「ひとり情シス」がIT部門全体を支える状況が珍しくありません。この体制は、効率的なリソース活用の面で利点がある一方で、さまざまな課題も抱えています。経営層が適切に対応し、支援していくことが、これらの課題解決の鍵となります。

本稿では、ひとり情シスの特有の課題と、それに対して経営層が認識し、取り組むべき重要事項について詳しく見ていきます。

ひとり情シスとは

ひとり情シスの現状

「ひとり情シス」とは、一人で企業の情報システム部門全体の業務を担当する役割を指します。通常、情報システム部門では複数の専門家がチームを組んで業務を遂行しますが、ひとり情シスはそのすべてを一人で行います。
具体的な業務には、社内ネットワークの構築・運用管理、ハードウェアおよびソフトウェアの選定・導入・保守、セキュリティ対策、ユーザーサポート、ITに関する経営戦略の立案・実行などが含まれます。また、クラウドサービスの導入や管理、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進など、最新のIT動向にも対応することが求められます。
ひとり情シスは、これらの幅広い業務を限られたリソースで効率的に遂行し、企業のIT環境を最適化する重要な役割を担っています。

ひとり情シスが誕生する背景

ひとり情シスが誕生する背景には、主に以下の要因があります。

クラウドサービスの利用増加

総務省の「令和5年通信利用動向調査」によると、クラウドサービス利用率が年々増加しています。これは、専門的なIT部門を持たない企業でも、一人の担当者でIT環境を管理できる環境が整いつつあることを示唆しています。

IT人材不足

経済産業省の「IT人材需給に関する調査」では、IT人材の不足が継続的に指摘されています。この状況は、企業が限られた人材でIT業務を行う必要性を高めており、ひとり情シスのような役割の需要増加につながっていると考えられます。

リモートワークの普及

2020年以降のパンデミックを契機に、リモートワークが急速に普及しました。この変化は、柔軟なIT対応の必要性を高め、小規模な組織でもIT環境の整備が不可欠となり、ひとり情シスの需要増加につながっていると推測されます。

ひとり情シスが持つ課題

業務の広範さと専門性の両立

ひとり情シスは、ネットワーク、セキュリティ、データベース、アプリケーション管理など、多岐にわたる分野の知識が求められます。同時に、各分野での深い専門性も必要とされるため、知識の幅と深さの両立が大きな課題となります。さらに、技術の進歩や法規制の変化が速いIT業界では、常に最新情報をキャッチアップし、実務に適用する必要があります。この継続的な学習の負荷は非常に高く、時間的・精神的な負担となります。

時間管理の困難さ

日常的な運用業務（システム監視、ユーザーサポート、トラブル対応など）と、中長期的な戦略立案や新規プロジェクトの企画・実施を両立させることが困難です。特に、突発的なシステムトラブルや緊急のセキュリティ対応が発生すると、計画していた業務が後手に回りがちです。また、多くの業務を並行して進める必要があるため、タスクの優先順位付けや効率的なスケジュール管理が常に求められます。結果として、長時間労働に陥りやすい環境となっています。

ワークライフバランスの崩れ

IT システムは企業活動の基盤であるため、24時間365日の安定稼働が求められます。そのため、深夜や休日でもトラブル対応や定期メンテナンスが必要となる場合が多々あります。また、システム更新やセキュリティパッチの適用など、業務時間外に行う作業も多く、休暇取得が難しくなります。この不規則な勤務体系は、私生活との両立を困難にし、長期的には健康面でのリスクも高まります。

孤立と精神的負担

技術的な相談や意見交換ができる同僚がいないため、問題解決や意思決定を常に一人で行う必要があります。この孤独な環境は、専門的な判断の際の不安や、自身の決定に対する自信の欠如につながりやすいです。また、システムトラブルやセキュリティインシデントなど、企業に重大な影響を与える可能性のある事態に一人で対処する責任は、大きな精神的プレッシャーとなります。

事業継続性のリスク

ひとり情シスが病気や事故で長期不在となった場合、または突然退職した場合、IT 関連業務の継続性に重大な問題が生じる可能性があります。特に、システムの構成や運用手順、トラブル対応のノウハウなどが文書化されていない場合、代替要員による業務の引き継ぎが極めて困難になります。これは、企業の事業継続性に直接的な影響を与える重大なリスクとなり得ます。

セキュリティリスク

ひとり情シスの環境では、セキュリティ対策のチェック機能が不足しがちです。複数の目で確認するプロセスがないため、設定ミスや対策の漏れが発生するリスクが高まります。また、日々進化するサイバー脅威に対して、最新の対策を常に適用することも困難です。さらに、セキュリティインシデントが発生した場合、調査・分析・対応・復旧までのすべてのプロセスを一人で担当することになり、迅速かつ適切な対応が難しくなる可能性があります。

ひとり情シス負担軽減のための対策

以下の方策を適切に組み合わせて実施することで、ひとり情シスは戦略的な業務により多くの時間を割くことができ、組織全体のIT効率と安全性を向上させることができるでしょう。技術の活用と人材育成を両輪として進めることで、限られたリソースでも効果的なIT運用体制を構築することが可能となります。

クラウドサービスの活用

IaaS, PaaS, SaaSを適切に選択し、オンプレミスのインフラ管理負担を軽減 セキュリティやバックアップなどの基本機能をクラウドベンダーに任せることで、運用負荷を削減、スケーラビリティと柔軟性を確保し、急な需要変化にも対応可能になります。

セキュリティ対策のアウトソーシング

セキュリティ対策のアウトソーシングは、高度化・複雑化するサイバー脅威に対して効果的な対策を講じる手段となります。マネージドセキュリティサービス（MSS）を利用することで、専門家による24時間365日のセキュリティ監視体制を確保できます。また、最新の脅威情報や対策アドバイスを得られるため、セキュリティ対策の質を高めつつ、ひとり情シスの負担を大幅に軽減することが可能です。これにより、限られたリソースでも高レベルのセキュリティ体制を維持できます。

AIの活用

AIとの協働は、日常的なIT運用とサポート業務を大幅に効率化する可能性を秘めています。AIチャットボットを導入することで、24時間体制の一次サポートが実現し、頻繁に発生する問い合わせや基本的なトラブルシューティングを自動化できます。さらに、予測分析ツールを活用することで、システムの異常を事前に検知し、潜在的な問題に先手を打つことが可能になります。これらのAI技術の導入により、ひとり情シスの業務負荷を軽減しつつ、サポート品質の向上とシステム安定性の確保を両立させることができます。

社員教育、ITリテラシの向上

ユーザー教育プログラムの実施は、組織全体のITリテラシとセキュリティ意識を向上させる重要な取り組みです。IT利用ガイドラインの作成と教育を通じて、社員ひとりひとりの基本的なIT能力を向上させることで、ヘルプデスクへの問い合わせを減少させることができます。また、定期的なセキュリティ意識向上トレーニングを実施することで、人的要因によるセキュリティインシデントのリスクを低減できます。継続的な教育とフィードバックの収集により、組織全体のIT活用レベルを段階的に向上させることが可能となり、結果としてひとり情シスの負担軽減につながります。

IT部門の適切な評価

IT部門の貢献を適切に評価し、相応の報酬や昇進の機会を提供します。これにより、モチベーションの維持と人材の定着を図ります。

システム管理者感謝の日

システム管理者感謝の日は、ひとり情シスを含むシステム管理者の重要性を認識し、その労をねぎらうための特別な日です。この日は毎年7月の最終金曜日に設定されており、2000年にアメリカで始まった後、世界中に広がりました。
この日の目的は、普段は目立たずに縁の下の力持ちとして働くシステム管理者の存在と貢献を可視化することです。多くの企業では、日々のIT運用やトラブル対応、セキュリティ管理などを少人数または一人で担当していることが多く、その重要性が見過ごされがちです。
この日を活用することで、ひとり情シスの存在価値や日々の努力を組織全体に伝える良い機会となります。また、経営層にとっても、情報システム部門の重要性を再認識し、必要なサポートや資源を提供するきっかけになるかもしれません。

経営層の理解

ひとり情シスの対策で最も重要なのは経営層の理解です。この理解が基盤となり、情報システム部門の効果的な運営が可能になります。
経営層が情報システムの重要性を認識することで、適切な予算や人材の配分が行われやすくなります。また、全社的なセキュリティ意識の向上にもつながり、リスク管理の観点からも大きな意味を持ちます。
さらに、IT戦略を経営戦略と整合させることができ、ビジネスの成長に直接貢献することが可能になります。経営層の支持があれば、他部門との協力も得やすくなり、業務効率の向上にもつながります。
中長期的な視点からのIT投資や計画立案も、経営層の理解があってこそ実現できます。また、ひとり情シスに適切な権限が与えられることで、必要な施策を迅速に実行できるようになります。
このように、経営層の理解は単なる承認以上の意味を持ちます。それは、ひとり情シスが限られたリソースで最大の効果を発揮するための重要な要素であり、組織全体のIT戦略とセキュリティ対策の成功に不可欠な基盤となるのです。

経営者向けのサイバーセキュリティガイドラインとして、経済産業省の「サイバーセキュリティ経営ガイドライン」がありますので、ぜひ参考にしてください。
参考：経済産業省　サイバーセキュリティ経営ガイドライン

ヘルプデスクのアウトソーシング

中小企業のIT部門で特に時間のかかる仕事が社内のヘルプデスクです。
ALSOKでは、IT関連のお困りごとに24時間365日警備員が駆け付け、専門部署との遠隔サポートで解決する「ALSOK ITレスキュー」でひとり情シスの負担を軽減するサービスを提供しています。

まとめ